Los cuellos de botella en el flujo de trabajo pueden significar una pérdida significativa de tiempo, dinero y recursos para su organización. Mientras una persona o departamento se apresura a completar una carga de trabajo abrumadora, los miembros del personal responsables del siguiente paso del proceso están ociosos. Esta falta de eficiencia tiene un impacto mayor que los costos de la nómina. Los cuellos de botella pueden impedir la entrega a tiempo de los productos y servicios disminuyendo la confianza de los clientes.
Señales de un cuello de botella en el flujo de trabajo
La identificación de los cuellos de botella de los procesos puede resultar difícil cuando no existe una estrategia formal de gestión del flujo de trabajo. Sin embargo, hay una serie de indicios que pueden indicar que no se está operando con la máxima eficiencia.
- Las tareas se paralizan con frecuencia en un departamento concreto, o a menudo se producen retrasos en la finalización de las tareas por parte de un determinado individuo.
- Hay un desequilibrio notable en cuanto a la carga de trabajo. Algunos empleados y departamentos están constantemente ocupados, mientras que otros tienen un tiempo de inactividad excesivo.
- Las tareas y el producto del trabajo realizado en un departamento determinado o por una persona determinada suelen ser devueltos para su reelaboración debido a errores y problemas de calidad.
Los engorrosos procesos de aprobación son un ejemplo común de los cuellos de botella del flujo de trabajo. Ya sea en relación con las compras o el reembolso de gastos, muchas organizaciones requieren una serie de aprobaciones por parte de diversos encargados de la adopción de decisiones. En esas situaciones, una sola persona que esté ausente puede hacer que todo el proceso se detenga bruscamente. Afortunadamente, es posible aliviar los cuellos de botella y suavizar el flujo del proceso. Es necesario utilizar el mapeo de procesos empresariales y la gestión integral del flujo de trabajo.
Identificar las brechas en el flujo de trabajo
El primer paso es echar otro vistazo a la estrategia de mapeo de procesos. Esto es particularmente importante si su actual mapa de procesos de negocios es un esquema informal. Hay una variedad de técnicas de mapeo de procesos comerciales que pueden ilustrar eficazmente el flujo de trabajo hasta el nivel de detalle necesario para localizar y corregir ineficiencias.
El software de mapeo de procesos comerciales avanzados se ha convertido en el método preferido para simplificar las actividades relacionadas con la gestión del flujo de trabajo mediante la automatización. El software de Workflows utiliza indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir la eficiencia de los procesos y los empleados. Esto facilita la identificación y eliminación de los caminos lentos y los cuellos de botella. Además de analizar la eficiencia de los procesos y la eficacia de los empleados, estos sistemas son capaces de analizar los costes y los ahorros. A su vez, esto hace posible minimizar el desperdicio y maximizar los beneficios.
La importancia del Dashboard
El Dashboard hace que la información esencial del flujo de trabajo sea accesible de un vistazo, eliminando la necesidad de generar manualmente los informes del proceso. El Dashboard de control se divide a menudo en cuadros de mando para diferenciar entre los KPI individuales. Al elegir una plataforma Workflow, asegúrese de que la personalización de los cuadros de mando sea una opción para que pueda diseñar y organizar de acuerdo con las necesidades de los flujos de trabajo específicos de su empresa.
La eliminación de los cuellos de botella del flujo de trabajo de sus procesos de negocio comienza con la identificación de los puntos problemáticos. El mapeo de los procesos empresariales, en particular mediante el uso de software de gestión de procesos empresariales, garantiza que se puedan identificar áreas e individuos específicos en los que el flujo de trabajo se ralentiza. Acelere la identificación de los cuellos de botella con un tablero personalizado que le ofrece una total transparencia en los indicadores clave de rendimiento.
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